Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) avustusjärjestelmän rekisteristä.
Laatimispäivä 31.8.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Kirsi Siitonen
Puh. (09) 228 69 269
Sähköposti kirsi.siitonen(at)tsv.fi

3. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan avustusjärjestelmän rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tieteellisten seurain valtuuskunnan avustusjärjestelmän rekisteriin tallennetaan valtionavustuksia hakevien organisaatioiden ja yksityishenkilöiden tietoja.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b):

5. Tietosisältö

Hakijayhteisöstä rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

- Nimi

- Jakeluosoite

- Postinumero ja postitoimipaikka

- Kotisivujen osoite

- Yhdistysrekisterinumero tai Y-tunnus

- Sääntöjen mukainen toimipaikka

- Sähköpostiosoite (suositellaan antamaan yhteisön yleisosoite, ei henkilökohtaisia osoitteita)

- Tilinumero

Hakijayhteisön yhteyshenkilöstä tallennetaan seuraavia tietoja:

- Sukunimi

- Etunimi

- Puhelinnumero

Haettaessa avustusta kansainvälisten tieteellisten järjestöjen hallitusten jäsenten tai kansainvälisten julkaisujen toimituskuntien jäsenten kokousmatkakuluihin, kerätään seuraavia tietoja:

- Kansainvälisen tieteellisten järjestön / kansainvälisen julkaisun nimitettyyn

- Matkustajan nimi

- Matkustajan luottamustoimi

- Matkakohde

- Haettavan avustuksen määrä

Lisäksi järjestelmään tallennetaan haettavaan avustukseen liittyviä tietoja, jotka eivät ole henkilötietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan valtionavustusten hakijoilta itseltään.

7. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja myönnetyistä avustuksista raportoidaan opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot myönnetyistä avustuksista liitetään päätöskokouksen pöytäkirjaan ja arkistoidaan pysyvästi osana tieteellisten seurain valtuuskunnan arkistoa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.